Datenschutzerklärung

der Milchbuck Baugenossenschaft (nachstehend «Milchbuck»)

Allgemeines

Der verantwortungsvolle Umgang mit Ihren Personendaten ist für die Milchbuck ein zentrales Anliegen. In der nachfolgenden Datenschutzerklärung beschreiben wir, wie und wozu wir Personendaten bearbeiten. Unter Datenbearbeitung von Personendaten verstehen wir das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Bekanntgeben, Löschen und Vernichten von Personendaten. Personendaten sind alle persönlichen, uns mitgeteilten Daten von Mieterinnen und Mietern und Genossenschaftsmitgliedern, wie z.B. Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Familienverhältnisse, etc. Weiter können auch Daten von Dritten, wie z.B. Bürgen und unterstützenden Kindern oder anderen wichtigen Bezugspersonen, die der Milchbuck angegeben werden, erfasst werden. Die Bearbeitung von Personendaten ist für die Erfüllung der vertraglichen Leistungen zwischen der Milchbuck und der Mieterschaft unverzichtbar.

1. Datenbeschaffung und Datenkategorien

Sämtliche Personendaten werden mit Abschluss des Mietvertrags in der Milchbuck auf Papier im Dossier und teilweise elektronisch im Informatiksystem gespeichert. Es fallen insbesondere die folgenden Datenkategorien an:

Angaben zu den Personen im Mietvertrag (Hauptmieter, Mitbewohner, Bürge, Haustiere, Geburtsdatum, Heimatort, Lohnangaben, etc.)
Angaben zu Drittpersonen, welche mit dem Mietvertrag zu tun haben oder vom Hauptmieter angegeben werden (Bürge, unterstützende Personen, Beistände, etc.)
Daten aus Bewerbungsformular, Betreibungsauszüge, Ausweiskopien, Lohnbelegen, Zivilstandsmeldungen, etc.
Finanz- und Inkassodaten (Rechnungskopien, Angaben zu Zahlungsverbindungen, Kontonummern, Ausstände und Guthaben, etc.
Amtliche Dokumente (Auszugsweise Scheidungsurteile, Erbscheine, Geburtsurkunden, etc.)

Einige der Personendaten überlassen Sie respektive die betroffenen Personen uns selbst, indem Sie uns diese zur Verfügung stellen, unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder uns beispielsweise per E- Mail oder Telefon kontaktieren. Im Vermietungsprozess erhalten wir Personendaten von Mietinteressenten direkt über unsere Webseite. Im Rahmen der Führung von Mietverhältnissen erhalten und beschaffen wir laufend die dazu benötigten Personendaten. In Ausnahmefällen, z.B. zur Sicherung des Hausfriedens, können Personen, die von uns vermietete Liegenschaften betreten, durch Videoüberwachungskameras erfasst werden, wobei Aufnahmen vorübergehend kurzfristig gespeichert werden können. Im Bewerbungsprozess für Arbeitsstellen erhalten und bearbeiten wir Personendaten, die uns Bewerber für Arbeitsstellen zukommen lassen.

2. Bearbeitung und Weitergabe von Personendaten

Mit der Bekanntgabe von Personendaten erklären Sie das Einverständnis zur Datenbearbeitung. Wir verwenden die Personendaten insbesondere, zur Erfüllung der Zwecke unserer Organisation, um unsere Dienstleistungen zu erfüllen und Vereinbarungen mit unseren Mietern und Geschäftspartnern anzubahnen und abzuwickeln, sowie um unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen.

Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, Mail-Adresse) werden von der Milchbuck an Handwerker oder beauftragte Firmen zum Zwecke der Organisation von Reparaturen oder Mängelbehebungen bekannt gegeben. Nach erfolgter Wohnungskündigung können Kontaktdaten auch an potentielle Interessenten weitergegeben werden.

Eine weitergehende Herausgabe von Kontaktdaten an Aussenstehende wird von der Milchbuck nicht gemacht. Insbesondere betreffend Auskünfte für Nachforschungen (z.B. Adressfindungen für Klassenzusammenkünfte) oder Werbeaktionen (z.B. Angebote von Betreibern für Glasfaseranschlüssen).

Die Herausgabe von Personendaten an gesetzlich legitimierte Kontaktstellen (z.B. KESB, Vormundschaften, Sozialbehörden, etc.) richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben.

3. Referenzauskünfte an Verwaltungen

Wenn sich Personen bei anderen Liegenschaftsverwaltungen für eine Wohnung bewerben, wird die Milchbuck regelmässig von anderen Immobilienverwaltungen für Referenzauskünfte angefragt. Sucht eine Person eine andere Wohnung, muss sie vorgängig der Immobilienverwaltung der Milchbuck Baugenossenschaft schriftlich (z.B. per Mail) die Erlaubnis mitteilen, eine solche Referenzauskunft abgeben zu können. Liegt diese Erlaubnis nicht vor, kann die Milchbuck keine Referenzauskünfte abgeben und die entsprechende Person bei der Wohnungssuche somit nicht unterstützen.

4. Speicherdauer und Aufbewahrungsfrist

Die Milchbuck bearbeitet die Personendaten solange dies für die Erfüllung der vertraglichen Zwecke erforderlich ist. Danach werden die Personendaten während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht bei uns aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht und die Unterlagen vernichtet.

Personendaten von Mietinteressenten, welche sich bei uns für eine Wohnung bewerben, werden nach dem Vermietungsprozess gelöscht. Ausser die betreffende Person besteht darauf, dass die Daten bei der Milchbuck für längere Zeit aufbewahrt werden (z.B. Interessentenlisten bei der Vermietung von Neubauten).

Personendaten, welche Sie uns im Bewerbungsprozess für eine Arbeitsstelle übermitteln, werden nach dem Einstellungsprozess gelöscht.

5. Sicherheit

Wir schützen Personendaten durch angemessene Massnahmen vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Vernichtung. Zu diesem Zweck setzen wir geeignete technische und organisatorische Massnahmen ein. Die absolute Sicherheit aller Daten kann nicht garantiert werden.

6. Datenbearbeitung durch Benutzung der Webseite

Während der Benützung unserer Website werden automatisch allgemeine Informationen erfasst (z.B. Datum Ihres Besuchs, Zeitzone, Art des Webbrowsers und dessen Einstellungen, Version und Sprache, Ihre IP-Adresse, MAC-Adresse des Endgeräts, das verwendete Betriebssystem, abgerufener Inhalt und der Domainname Ihres Internet Service Providers). Wir verwenden diese Daten zur Sicherstellung der Funktionalität der Website. Diese Daten sind erforderlich, um die Inhalte der Website korrekt bereitzustellen und zu optimieren, die langfristige Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und der Website zu gewährleisten.

Notwendige Cookies sind Dateien, die an den Browser auf der Festplatte Ihres Computers gesendet werden, damit die Funktionsfähigkeit der Website gewährleistet wird und wir Ihnen bestimmte Funktionen anbieten können. Sie benötigen keine Zustimmung der Nutzer der Webseite. Nicht notwendigen Cookies verwenden wir auf unserer Webseite keine.

7. Kontakt

Als Kontaktadresse für Angelegenheiten betreffend Datenschutz in der Milchbuck Baugenossenschaft gilt die Mailadresse info@milchbuck.ch oder die folgende Postanschrift: Milchbuck Baugenossenschaft, Lettenmattstrasse 9, 8903 Birmensdorf.

8. Schlussbestimmung

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir behalten uns das Recht vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Es wird daher empfohlen, diese Datenschutzerklärung regelmässig zu konsultieren. Zusätzlich zu der vorliegenden Datenschutzerklärung können wir über die Bearbeitung der Daten separat informieren, beispielsweise durch weitere gesonderte Datenschutzerklärungen betreffend spezielle Beziehungsverhältnisse (z.B. für das Mietverhältnis oder als Aushang in den Gebäuden).